Umwandlungen und Umfirmierungen Auswirkungen auf die Akkreditierung

Umwandlungen und Umfirmierungen von akkreditierten Stellen können konkrete Auswirkungen auf die Akkreditierung bei der DAkkS haben. Die DAkkS informiert an dieser Stelle darüber, was zu beachten ist.

Bereits an den jeweiligen Antragsformularen für eine Akkreditierung bei der DAkkS wird deutlich, dass Angaben wie beispielsweise die Rechtsform des Unternehmens oder die Handelsregisternummer wichtige Informationen bei der Bearbeitung des Antrages darstellen. Denn der Antrag sowie eine bereits erteilte Akkreditierung gelten als personenbezogen. Das heißt, dass sämtliche Anträge sowie die erteilte Akkreditierung eindeutig und einzig dieser einen juristischen Person zugewiesen werden. Dies soll unter anderem den Handel mit Akkreditierungen und den dahinterstehenden Privilegien verhindern.

Dies bedeutet im Umkehrschluss auch, dass Änderungen an der juristischen Person einer Konformitätsbewertungsstelle (KBS) auch Auswirkungen auf das Akkreditierungsverfahren haben können.

Zwei Fälle sind zu unterscheiden

Reine Umfirmierung

Eine reine Umfirmierung hat in der Regel keine direkten Auswirkungen auf die Akkreditierung, da sich hier nur der Name einer KBS verändert.

Beispiel: Labor ABC GmbH wird zu Labor XYZ GmbH

Andere Eigenschaften der juristischen Person der KBS bleiben unberührt. In diesen Fällen reicht die Zusendung eines Änderungsantrags mit Nennung der neuen Firma. Diese erhält dann zeitnah eine aktualisierte Urkunde mit dem neuen Namen.

Umwandlung der juristischen Person

Bei einer Umwandlung der juristischen Person ändern sich wiederum grundlegende Eigenschaften. So kann etwa eine andere Rechtsform gewählt werden.

Beispiel: GmbH wird zu AG

Oder Besitzverhältnisse verändern sich.

Beispiel: Ein akkreditiertes Labor wird an eine andere Gesellschaft übertragen.

In jedem der Fälle ist es notwendig, die anstehenden oder beabsichtigten Änderungen genau zu prüfen. Denn aus Sicht der DAkkS ist bei einer Umwandlung wichtig zu beachten, dass diese identitätswahrend sein muss, um die bestehende Akkreditierung nicht zu beeinträchtigen.

Dies bedeutet: Führt die Umwandlung dazu, dass sich die Identität der juristischen Person der KBS verändert, kann dies eine erneute Erstakkreditierung zur Folge haben.

Wann ist eine Umwandlung identitätswahrend und wann ist sie es nicht?

Folgende Beispiele verdeutlichen, wann eine Umwandlung identitätswahrend sein kann, und wann nicht:

Identitätswahrend

Die Form der juristischen Person verändert sich nach den Maßgaben der §§ 190 ff. Umwandlungsgesetz (UmwG). Diese Umwandlungen sind in der Regel identitätswahrend.
Das sogenannte „Anwachsungsmodell“, in dem eine GbR in eine GmbH umgewandelt werden kann. Hierfür ist die GmbH Gesellschafter der GbR und übernimmt im Ergebnis die Gesellschaftsanteile der bisherigen anderen Gesellschafter.
Die Gesellschafter einer Gesellschaft verändern sich, ohne weitere Auswirkungen auf die Gesellschaft zu haben.
Eine bereits akkreditierte Gesellschaft übernimmt eine andere akkreditierte Gesellschaft und verschmilzt mit dieser. Wichtig zu wissen: Gegebenenfalls ist in diesem Fall ein Erweiterungsantrag notwendig, da sich die Scopes der Akkreditierung verändern und nicht automatisch übertragen werden.

Nicht identitätswahrend

Vermögensvollübertragungen beziehungsweise sogenannte Asset Deals, wobei Teile oder das komplette Vermögen veräußert wird. Die vorherige juristische Person kann zwar noch als „leere Hülle“ existieren, kann jedoch in der Regel die Anforderungen an die Akkreditierung nicht mehr erfüllen, da die für Fachkompetenz notwendigen Assets veräußert wurden. Zum Beispiel wurde das notwendige Fachpersonal an eine andere juristische Person übertragen.
Vermögensteilübertragungen, in denen Teile der Gesellschaft veräußert werden. Dies kann beispielsweise durch Abspaltung, Ausgliederung, Aufspaltung oder eine Verschmelzung zur Gründung einer neuen juristischen Person geschehen.

Folgen nicht identitätswahrender Umwandlung

Eine nicht identitätswahrende Umwandlung führt dazu, dass die Identität der akkreditierten juristischen Person den Bezug zur bereits akkreditierten Stelle verliert. Der vorherige Personenbezug ist dann nicht mehr herstellbar. In der Regel zeigt sich dies durch eine veränderte Nummer im Handelsregister, welche nicht mehr mit der Nummer auf dem ursprünglichen Antrag übereinstimmt. Da eine Akkreditierung in diesen Fällen nicht einfach übertragen werden kann, ist ein Antrag auf Erstakkreditierung notwendig.

Zu beachten ist, dass bei einer nicht identitätswahrenden Umwandlung die Akkreditierung automatisch ihre Gültigkeit verliert. Sämtliche durchgeführten Konformitätsbewertungen fallen folglich nicht mehr unter die ursprünglich erteilte Akkreditierung und weitere damit verbundene Privilegien entfallen sodann.

Übernahme von Begutachtungsergebnissen im Einzelfall

Zur Bearbeitung des notwendigen Erstantrags können gegebenenfalls etwaige bisherige Begutachtungsergebnisse im Verfahren der „neuen“ KBS wiederverwendet werden. Voraussetzung ist, dass sich aus fachlicher Sicht nichts Grundlegendes an der KBS verändert hat. In diesem Fall kann das Verfahren deutlich beschleunigt und die Akkreditierung schneller erteilt werden. Dies trifft beispielsweise dann zu, wenn entsprechendes Personal und Ressourcen übernommen wurden oder nicht anderweitig verändert wurden.

Die fachliche Entscheidung darüber, ob eine solche Übernahme vorheriger Begutachtungsergebnisse möglich ist, trifft die DAkkS im Einzelfall. Die Details für dieses Verfahren sind vorab und zeitnah mit den zuständigen Verfahrensmanagerinnen und -managern sowie dem Antragsservice der DAkkS abzustimmen.